İş sağlığı ve güvenliği çalışmalarını birinci dereceden yürütmekle görevli iş güvenliği uzmanının tutması gereken evraklar hem 6331 Sayılı İş Güvenliği Kanunu hem de ilgili diğer yönetmeliklerde belirtilmektedir. Yapılan tüm çalışmaların kaydının tutulması tüm sektörler için gereklidir. Hem verilen hizmetlerin takibi hem de değerlendirilmesi açısından sözel ve sayısal veriler toplanması faydalı olmaktadır.

OSGB’ler açısından, İşyerleri açısından ve uzmanlar açısından düşünüldüğünde üçlü bir fayda sunması nedeniyle evrakların düzenli olarak tutulması, eksik bırakılmaması, olası aksiliklerde ve problemlerde iş güvenliği uzmanının güvencelerinden biri olmaktadır. Bilindiği gibi işyerlerinde iş güvenliği ile ilgili alınması gereken bütün tedbirleri İSG uzmanları işyeri temsilcisine iletir. Tedbirlerin alınmasından ve takibinden işyeri sahipleri sorumludur. Olası bir denetimde İSG uzmanının görevini yaptığının anlaşılması dosyaların düzenli tutulmasıyla mümkün olacaktır.

Tüm resmi yazışmaların ve kurum için eğitimlerin kayıt altına alınması hizmetlerin değerlendirilmesi açısından da OSGB firmalarının işine yaramaktadır. İş güvenliği uzmanlarının bir işyerini yeni teslim almasının ardından yapacağı ilk işlerden biri daha önce yapılan çalışmaları gösteren dosyanın incelenmesi olacaktır. Böylece eksik bırakılan şeylerin tespiti yeni yapılacak çalışmalar için yol gösterici olacaktır.

İSG Dökümanları

İş güvenliği uzmanının tutması gereken evrakların tam listesini hazırlayıp dikkatinize sunuyoruz. İlgili kanun ve yönetmelikleri de incelemenizi hatırlatır, bahsedilen belgelerin işinize yaramasını diliyoruz;

• İşyerinde yapılacak saha gözlemlerine ait raporlar
• Saha ölçüm raporları
• Risk değerlendirmesi
• Acil durum eylem planı
• İSG eğitimlerine katılım formları
• İş kazası inceleme formları
• İSG uzmanına ait sertifika
• 3 nüsha olacak şekilde tespit ve öneri formu
• Ramak kala formları
• OSGB sistem onay belgesi
• İSG Eğitim Planı
• İSG hizmetleri yıllık çalışma planları
• İSG hizmetleri yıllık değerlendirme formları
• KKD teslim formu
• İSG hizmetleri iç yönergesi
• Yangın eğitimine katılan personele ait liste
• İlkyardım eğitimine karılan personele ait liste
• Periyodik kontrol ve bakım formları
• Yangın-acil durum tatbikat raporları

Bu dökümanların her İSG uzmanı tarafından hazırlanması, dosyada bulunması ve resmi saklama süresi boyunca saklanması gerekmektedir. Sözleşme ve benzeri evrakların ıslak imzalı olacak şekilde saklanması gerekir. Ayrıca Bakanlık ile yapılacak ilave yazışmaların da listede olmasa bile dosyaya konması önemlidir.

Çalışanların işe giriş sağlık raporları ve güncel SGK hizmet listesi de ilave edilmesi gereken iş güvenliği uzmanının tutması gereken evraklar arasındadır. Kullanılan tüm ekipmanların, araç gereçlerin, makinelerin ve teçhizatların periyodik kontrollerinin yapılması, bu kontrollere ait raporların İSG evrakları arasına konması önemlidir.

İş Sağlığı ve Güvenliği Önemli Dökümanlar

İş sağlığı ve güvenliği konusunda önemi tartışılacak hiçbir doküman yoktur. Evrakları önemli-önemsiz şeklinde kategorize etmek yerine, her dokümana gerekli önemin verilerek hazırlanması ve saklanması önemlidir.

İSG hizmetlerinde evrakların hazırlanıp saklanması yapılan çalışmaların güvenli şekilde takip edilmesi ve son aşamanın belirlenmesi açısından mühimdir. İlgili yönetmelikler kapsamında hazırlanacak evrakların yanı sıra yapılan diğer çalışmaların da dosyaya eklenebileceğini belirtelim. Mevzuat ile sınırlı kalınmadan sunulan tüm hizmetlerin kaydının tutulması, gerektiği kadar saklanması çalışmalar açısından önemlidir.

İşyerlerinin tehlike sınıflarına göre, kullanılan ekipmanlar, çalışma birimleri ve sahalarına göre hazırlanacak evraklara ek olarak özel dökümanlar da eklenmektedir. Göreve yeni başlayan C sınıfı İSG uzmanlarının dosya örneklerine ulaşması ve ilk etapta örnekten hareketle evrak hazırlayıp dosyaya eklemesi önemli olmaktadır. Örnek dosyanın deneyimli bir İSG uzmanından temin edilerek çalışmaların şekillendirilmesinin önemi tartışılmaz.