Tespit ve Öneri Defteri Nasıl Kullanılır?

Tespit ve öneri defteri, işyerinde görevli iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekiminin saptadığı eksiklikleri, önerdikleri tedbirleri ve işverenin bu önerilere ilişkin işlemlerini yazılı hale getirdiği onaylı defterdir. Uygulamada onay defteri olarak da anılır. İSG çalışmalarının belgeli tarafını oluşturduğu için hem denetimlerde hem de bir iş kazası sonrası yürütülen incelemede ilk bakılan kayıtlardan biridir.

Defteri kim temin eder, kim doldurur

Defterin temini işverenin yükümlülüğündedir; işverenin defteri hazır bulundurmaması, uzmanın tespitlerini kayda geçirmesini engellediği için tek başına bir eksikliktir. Deftere yazma yetkisi ise görevlendirilmiş iş güvenliği uzmanı ile işyeri hekimine aittir. İki görevlinin de aynı işyerinde bulunduğu durumlarda tespitler ortak biçimde ya da her biri kendi alanına ilişkin olacak şekilde yazılabilir.

İşveren ya da işveren vekili, deftere yazılan hususları okuyup imzalar. İmza, önerinin bildirildiğinin ve işverenin bilgi sahibi olduğunun kanıtıdır. İşverenin imzadan kaçınması durumunda görevliler bu durumu kayda geçirir; deftere yazılmış bir öneri işverene tebliğ edilmiş sayıldığı için sorumluluk ortadan kalkmaz.

Deftere neler yazılır

Kayıtlar somut, tarihli ve izlenebilir olmalıdır. Genel ifadeler yerine tespit edilen durumun yeri, niteliği ve önerilen tedbirin ne olduğu açıkça yazılır. Uygulamada en sık yer alan başlıklar şunlardır:

• Makine ve tezgâhlarda koruyucu, acil durdurma veya topraklama eksiklikleri
• Elektrik panolarının, kablo düzeninin ve aydınlatmanın uygunsuzlukları
• Kişisel koruyucu donanımların temin edilmemesi ya da kullanılmaması
• Yangın söndürme ekipmanı, acil çıkış ve tahliye yollarına ilişkin eksikler
• Kimyasal maddelerin depolanması, etiketlenmesi ve güvenlik bilgi formları
• Periyodik kontrolü veya ortam ölçümü yapılmamış ekipman ve alanlar
• Sağlık gözetimi, muayene ve eğitim yükümlülüklerindeki gecikmeler

Deftere yazılan her maddenin sonraki ziyarette takip edilmesi gerekir. Kapatılan bir eksikliğin giderildiği notuyla kayda geçmesi, defteri bir şikâyet listesi olmaktan çıkarıp iyileştirme kaydına dönüştürür. Açık kalan maddeler için ise tespitin yinelenmesi ve gerekçesinin yazılması, hem takibin sürdüğünü hem de uyarının tekrarlandığını gösterir.

Onay, nüsha ve saklama düzeni

Defter, sayfaları onaylı ve seri numaralı olacak biçimde temin edilir; onay işlemi noterce ya da işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu il müdürlüğünce yaptırılır. Sayfalar birden fazla nüsha olacak şekilde düzenlenir: bir nüsha defterde kalır, diğerleri işverene ve tespiti yapan görevliye verilir.

Defter işyerinde, denetim sırasında hemen ibraz edilebilecek bir yerde saklanır. Sayfa koparılmaz, satır arası bırakılmaz, karalama yapılmaz ve silici kullanılmaz. Hatalı yazım tek çizgi ile çizilip yanına doğrusu yazılır ve imzalanır. Bu titizlik, defteri gerektiğinde delil değeri taşıyan bir belge haline getirir.

Hayati tehlike tespit edildiğinde

Bazı tespitler sıradan bir eksiklik değil, doğrudan hayati tehlike anlamına gelir. Bu durumda tespit deftere yazılır ve işverene derhal bildirilir. İşveren gerekli tedbiri almazsa görevli, durumu Bakanlığın yetkili birimine bildirmekle yükümlüdür. Bildirim yükümlülüğünü yerine getirmeyen uzman ya da hekim, kendi yetki belgesi bakımından yaptırımla karşılaşabilir. Bu nedenle defter, işverenin olduğu kadar görevlinin de hukuki güvencesidir.

Diğer İSG kayıtlarıyla ilişkisi

Tespit ve öneri defteri tek başına değerlendirilmez. Deftere yazılan başlıklar işyerinin risk değerlendirmesi raporundaki tehlikelerle, eğitim kayıtlarıyla ve periyodik kontrol raporlarıyla birlikte okunur. Risk değerlendirmesinde yer almayan bir tehlikenin deftere düşülmesi, raporun güncellenmesi gerektiğinin de işaretidir. Belgeler arasındaki tutarsızlık, denetimde en sık karşılaşılan zayıf noktalardan biridir. Sözleşme kapsamındaki OSGB hizmeti içinde defterin düzenli işlenmesi ve açık maddelerin takibi, işyerinin belge düzenini bir bütün olarak ayakta tutar.