6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile İSG hizmeti almak zorunda olan iş yerlerinin belirli bir İSG doküman dosyası kullanması her şeyin bir arada tutulması açısından faydalıdır. Tüm işverenlerin, OSGB firmalarının ve iş güvenliği uzmanlarının Genel İSG dokümanları nelerdir konusunda bilgi sahibi olması gerekir. Bu düzen, tüm iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin tek bir dosyada toplanması, gerektiğinde istatistiklere ulaşılabilmesi, İSG-KATİP modülüne girilecek verilerin tek bir dosyadan aktarılabilmesi ve denetimlerde sorulması nedeniyle önemlidir.

Özellikle denetimlerde denetimciler tarafından önem verilen, her İSG dosyasında olması zorunlu olan Genel İSG Dokümanları:

• İSG Uzmanı ve İşyeri Hekiminin İSG KATİP Modülünden Bildirimi
• Yıllık Çalışma ve Eğitim Planı
• Çalışan Temsilcisinin Belirlenmesi ve Atama Evrakı
• Çalışanların Aldıkları İSG Eğitimlerinin Belgeleri
• Çalışanların İşe Giriş Sağlık Raporları
• Acil Durum Planı
• Acil Durum Ekiplerinin Oluşturulması ve Görevlendirilme Evrakları
• Yapılan Tatbikatların Kayıtları
• Risk Değerlendirmesi
• Tespit ve Öneri Defteri Örnekleri
• Personele Ait Sertifikalar ve Lisanslar
• İSG Kurulu Toplantı Tutanağı
• İş Kazası Raporları
• Güncel SGK Hizmet Listesi
• Yıllık Değerlendirme Raporu
• Periyodik Teknik Kontrol Raporları
• Ortam Ölçümleri
• Patlamadan Korunma Dokümanı
• İş Akış Şeması

İSG Uzmanının Hazırlaması Gereken Belgeler

Yukarıda maddeler halinde saydığımız tüm dokümanlar aynı zamanda İSG uzmanının hazırlaması gereken belgeler içerisindedir. İyi bir iş sağlığı ve güvenliği hizmeti sunulabilmesi için belli bir hazırlık yapılması gerekir. Alanında uzman bir iş sağlığı ve güvenliği profesyonelinin yıllık çalışma planı hazırlaması, eğitimlerini planlaması, bu çalışma planı dahilinde bütün görevlendirmelerin yapılması, çalışan temsilcisinin belirlenmesi, tüm çalışanlara ilgili eğitimlerin verilmesi, bir iş yerinde yönetmelikte belirtilen süre kadar görev yapılması, işyeri hekimi tarafından çalışanların işe giriş sağlık raporlarının düzenlenmesi, işyerine ait acil durum planı ve ekiplerinin oluşturulması, bu ekibe görevlendirilen kişilerin görevlendirme yazılarının saklanması, gerekli durumlarda alakalı tatbikatların yapılması, iş sağlığı ve güvenliği uzmanının temel görevleri arasındadır.

Aslında uzmanının hazırlaması gereken temel belgeler yıllık çalışma ve eğitim planı, acil durum planı, risk analizi, risk değerlendirmesi ve yıllık değerlendirme raporudur. Diğer bütün çalışmalar ve hazırlanması gereken dokümanlar bu ana belgelerin etrafında şekillenir. Uzmanın işyerinin kendine özgü risklerini analiz etmesi ve dosyada saklaması önemlidir. Çalışanlara sektördeki tehlikeler ile ilgili bilgiler vermesi, verilen bu bilgilendirme eğitimlerinin çıktılarını ve kayıtlarını saklaması gerekir. Yazılı evrakın esas olduğu resmi denetimlerde, kayıt altına almadığınız ancak yaptığınızı söylediğiniz çalışmalar dikkate alınmaz. Bu yüzden yapılan çalışmalar kadar bunların rapor edilebilmesi de önemlidir.

İSG Dosyasında Neler Bulunmalıdır?

İSG dosyasında yapılan çalışmalarla ilgili bütün kayıtlar bulunmalıdır. Örneğin uzmanının yılbaşında yaptığı yıllık çalışma planı, bu plan dahilinde yaptığı eğitimler, çalışanlara sunduğu bilgiler, asılan broşürler, farkındalık ve güvenlik kültürü oluşturmak adına yapılan bütün iş güvenliği faaliyetleri yer almalıdır.

İşyeri hekiminin çalışanlarla ilgili periyodik muayeneleri, işe giriş sağlık raporları İSG dosyasında yer almalıdır. İşyerinin tehlikelerden korunması için yapılan risk analizi ve değerlendirmesi, acil durum planları, acil durum ekiplerinin oluşturulması yazıları, tespit ve öneri defteri örnekleri, personele ait lisanslar ve eğitimlerine dair sertifikalar, yapılan iş sağlığı ve güvenliği kurulu toplantı tutanağı, yaşanmış olan iş kazalarına ait raporlar, ortam ölçümleri, patlamadan korunma dokümanı, işyerine ait iş akış şeması ve periyodik teknik kontrol raporları İSG dosyasında bulunması gereken belgeler arasındadır. Ayrıca yıl içinde yapılan çalışmaların raporlaştırıldığı yıllık değerlendirme raporu, İSG-KATİP modülüne girildiği gibi İSG dosyasında da saklanması gereken evraklar arasındadır.